Årsmöte steg för steg: kallelse, dagordning och protokoll

Före mötet

1. Kolla stadgarna. När ska årsmötet hållas, hur lång tid före ska kallelsen gå ut, och när ska motioner vara inne? I en ekonomisk förening ska stämman hållas inom sex månader efter räkenskapsårets slut och kallelsen gå ut fyra till sex veckor före.
2. Stäng böckerna. Kassören gör bokslut och verksamhetsberättelse. Revisorn granskar och skriver revisionsberättelse.
3. Valberedningen jobbar. Den frågar vilka som vill fortsätta och föreslår nya till styrelse och revisorer.
4. Skicka kallelsen med dagordning, verksamhetsberättelse, bokslut, revisionsberättelse, propositioner, motioner med styrelsens svar, valberedningens förslag och förslag till budget och medlemsavgift.

Dagordning: mall

1. Mötets öppnande
2. Val av ordförande och sekreterare för mötet
3. Val av två justerare, tillika rösträknare
4. Fastställande av röstlängd
5. Fråga om mötet har utlysts enligt stadgarna
6. Fastställande av dagordning
7. Styrelsens verksamhetsberättelse
8. Styrelsens ekonomiska berättelse (resultat- och balansräkning)
9. Revisorernas berättelse
10. Fastställande av resultat- och balansräkning
11. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen
12. Propositioner från styrelsen
13. Motioner från medlemmarna
14. Fastställande av medlemsavgift
15. Fastställande av verksamhetsplan och budget
16. Val av ordförande
17. Val av övriga styrelseledamöter och suppleanter
18. Val av revisorer och revisorssuppleanter
19. Val av valberedning
20. Övriga frågor (bara diskussion; beslut kräver att frågan funnits i kallelsen)
21. Mötets avslutande

Under mötet

• Röstlängd: en lista över vilka som är röstberättigade. I de flesta föreningar krävs betald medlemsavgift.
• Röstning: oftast med handuppräckning. Vid personval kan någon begära sluten omröstning. Vid lika röstetal avgör lotten vid personval, annars ordförandens röst, om stadgarna inte säger annat.
• Ansvarsfrihet: styrelsens ledamöter deltar inte i beslutet om sin egen ansvarsfrihet.
• Stadgeändring: kräver ofta särskild majoritet eller beslut på två möten; se stadgarna.

Efter mötet

• Skriv protokollet inom ett par veckor. Justerarna och mötesordföranden skriver under.
• Håll konstituerande styrelsemöte: fördela roller, utse firmatecknare.
• Uppdatera uppgifterna hos banken, kommunens föreningsregister, Bolagsverket (ekonomisk förening) och på Föreningstorget.
• Publicera protokollet eller en sammanfattning för medlemmarna.

Digitalt årsmöte

Många föreningar håller årsmöte digitalt eller i hybridform. Kontrollera att stadgarna tillåter det, säkra att alla kan identifieras och rösta, och spara deltagarlistan som röstlängd.