Styrelsens arbete: roller, möten, ansvar och tips

Rollerna

Roll	Gör
Ordförande	Leder styrelsens möten, håller ihop arbetet, företräder föreningen utåt.
Vice ordförande	Ersätter ordföranden vid behov.
Kassör	Sköter ekonomin: bokföring, betalningar, budget, bidragsansökningar, rapport till styrelsen.
Sekreterare	Skriver kallelser och protokoll, håller ordning på dokumenten.
Ledamot	Deltar i besluten och tar ansvar för ett område, till exempel medlemmar, aktiviteter eller kommunikation.
Suppleant	Går in när en ledamot inte kan. Bra att bjuda in till alla möten så de hänger med.

Rollerna fördelas oftast på det konstituerande styrelsemötet direkt efter årsmötet. Där bestäms också vilka som är firmatecknare.

Styrelsemötet

1. Kalla i tid. Skicka kallelse med dagordning och underlag minst en vecka före, så alla hinner läsa.
2. Håll en fast dagordning. Öppnande, närvaro, val av justerare, föregående protokoll, ekonomi, rapporter, beslutsärenden, övriga frågor, nästa möte, avslutning.
3. Besluta tydligt. Skriv i protokollet vad som beslutades, vem som gör det och när.
4. Justera protokollet. Justeraren och ordföranden läser och skriver under. Skicka till alla ledamöter.
5. Följ upp. Börja nästa möte med att gå igenom vad som blev gjort.

Firmateckning

Firmatecknare är de som får skriva under avtal och sköta bankärenden för föreningen. Bestäm det i ett protokoll, till exempel "ordföranden och kassören var för sig" eller "två i förening". Banken vill se protokollet och stadgarna.

Jäv

En ledamot som har ett eget intresse i ett ärende, till exempel ett avtal med det egna företaget eller en närstående, ska inte delta i beslutet. Skriv i protokollet att personen inte deltog. I ekonomiska föreningar gäller jävsreglerna enligt lag; i ideella föreningar är det god sed och ofta stadgarna.

Styrelsens ansvar

• Följa stadgarna och årsmötets beslut. Det är grunden.
• Ordning på ekonomin. Bokföring, skatter och avgifter ska betalas i tid. Styrelsen kan i vissa fall bli personligt ansvarig för obetalda skatter om den varit försumlig.
• Ansvarsfrihet. Årsmötet beslutar varje år om styrelsen beviljas ansvarsfrihet för det gångna året, efter revisorns granskning.
• Skriva under i föreningens namn. Skriv alltid föreningens namn och organisationsnummer, inte bara ditt eget, så det är tydligt vem som är part.

Medlemsregister och GDPR

• Spara bara de uppgifter ni behöver: namn, kontaktuppgifter, medlemskap, betalning.
• Berätta för medlemmarna vad ni sparar och varför, till exempel på hemsidan.
• Ge inte ut registret till andra. Radera uppgifter om dem som gått ur, utom det bokföringen kräver.
• Mer hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Tio tips för ett bra styrelsearbete

1. Gör en årsplan med alla möten, deadlines för bidrag och årsmötet.
2. Dela på arbetet; ingen ska göra allt.
3. Ha ett gemensamt ställe för dokument som flera kommer åt.
4. Prata ekonomi på varje möte, kort och ärligt.
5. Bjud in medlemmar som vill hjälpa till med avgränsade uppgifter.
6. Var öppna: publicera protokoll eller sammanfattningar för medlemmarna.
7. Skaffa en bra valberedning; den säkrar framtiden.
8. Ta hjälp av er riksorganisation, studieförbund eller kommunens föreningskonsulent.
9. Utvärdera året innan årsmötet: vad gick bra, vad ska ändras.
10. Fira det ni gjort. Engagemang växer av glädje.