Medlemsregister i föreningen: vad ska stå med och hur följer ni GDPR?
Ett medlemsregister visar vilka som är medlemmar. Det behövs för röstlängd, avgifter och bidrag, och det ska hanteras varsamt.
Föreningen bestämmer vem som är medlem. Därför behöver ni veta vilka medlemmarna är: för att kunna kalla till årsmöte, ta in medlemsavgift, göra röstlängd och ofta för att söka bidrag.
Vad får ni spara?
Spara det ni behöver, inte mer. I en ideell förening brukar det räcka med:
Vanligt i ett medlemsregister
- Namn
- E-post och telefon, för kallelser och information
- Adress, om ni skickar post eller kommunen kräver det för bidrag
- Medlem sedan
- Betald medlemsavgift
I en ekonomisk förening kräver lagen en medlemsförteckning med namn, postadress, när var och en blev medlem och deras insatser. Medlemmarna har rätt att se den.
Spara inga känsliga uppgifter, som hälsa, religion eller politisk åsikt, om inte föreningens ändamål kräver det. Skriv inte sådant i fritextfält.
GDPR i korthet
Föreningen är personuppgiftsansvarig
Laglig grund
Informera medlemmarna
Begränsa vem som ser
Rensa
Biträdesavtal
Så gör ni på Föreningstorget
Medlemsregistret i verktygen är gratis och utan reklam. För ekonomiska föreningar blir det en medlemsförteckning med postadress, inträde, insatser och andelar. Bara styrelsen ser det. Ni ser vem som betalat i år, kan skicka en påminnelse till dem som inte betalat, och ladda ner registret som Excel. Medlemmar med konto ser själva att avgiften är betald. Personuppgiftsbiträdesavtalet ingår i villkoren och godkänns digitalt när ni börjar.
Vanliga frågor
Måste en ideell förening ha ett medlemsregister?
Det finns ingen lag som kräver det för ideella föreningar, men stadgarna gör det ofta, och utan register blir röstlängd, avgifter och bidragsansökningar svåra.
Behöver föreningen medlemmarnas samtycke?
Oftast inte för själva registret, eftersom medlemskapet är grunden. Samtycke behövs för sådant som går utöver medlemskapet, till exempel att publicera bilder.
Får styrelsen dela medlemslistan med andra?
Bara om det finns en laglig grund, till exempel att förbundet behöver uppgifterna enligt stadgarna. Sälj eller lämna aldrig ut listan för andra syften.
Hur länge får vi spara tidigare medlemmar?
Så länge det behövs, till exempel för bokföringen. Bestäm en tid, till exempel två år efter utträdet, och rensa sedan.
Källor och mer att läsa
Reglerna kan ändras. Kontrollera alltid hos Skatteverket, Bolagsverket eller verksamt.se.