Skriva protokoll i föreningen: så gör ni, steg för steg
Ett protokoll visar vad mötet beslutade. Det ska vara kort, tydligt och gå att lita på, också om tio år.
Protokollet är föreningens minne. Det visar vilka beslut som fattats, av vem och när. Banken, revisorn, kommunen och nästa styrelse läser det. Därför ska det vara sakligt och fullständigt, men inte långt.
Vad ska stå i ett protokoll?
Det här brukar stå med
- Föreningens namn, typ av möte, datum, tid och plats
- Vilka som var närvarande
- Mötesordförande, sekreterare och justerare
- Varje punkt på dagordningen, numrerad med paragraf (§)
- Besluten, ordagrant: "Styrelsen beslutade att ..."
- Vem som ska göra vad, och när
- Underskrift av sekreterare och justerare
Skriv besluten, inte diskussionen. Har någon reserverat sig mot ett beslut ska det stå med.
Så går det till
- 1Dagordningskickas med kallelsen
- 2Mötetsekreteraren skriver punkt för punkt
- 3Renskrivsamma dag eller dagen efter
- 4Justerajusterarna läser och godkänner
- 5Arkiveraså att det går att hitta
Vanliga fel
Protokollet återger hela diskussionen.
Skriv vad som beslutades. Diskussionen kan sammanfattas i en mening om den behövs.
Besluten är otydliga, till exempel "vi pratade om hyran".
Skriv beslutet: "Styrelsen beslutade att säga upp avtalet för lokalen."
Protokollet blir aldrig justerat.
Bestäm vid mötet vem som justerar, och skicka protokollet inom en vecka.
Protokollen ligger i någons dator.
Spara dem där hela styrelsen når dem, även efter ett styrelsebyte.
Så gör ni på Föreningstorget
I verktygen finns ett mötesläge som guidar sekreteraren genom dagordningen punkt för punkt, med tips och exempel på formuleringar för varje punkt. Protokollet sparas av sig självt medan ni skriver. Efter mötet skickas det för justering med ett klick, och justerarna godkänner med en länk i mejlet, utan att logga in. Sedan låses protokollet och hamnar i arkivet, sökbart för hela styrelsen.
Vanliga frågor
Vem skriver protokollet?
Oftast sekreteraren. På årsmötet väljs en mötessekreterare, som kan vara någon annan än styrelsens sekreterare.
Måste protokollet justeras?
Det står oftast i stadgarna. Årsmötesprotokoll justeras nästan alltid av två personer. Styrelsemötesprotokoll justeras ofta av ordföranden och en justerare.
Hur länge ska protokoll sparas?
För alltid, i praktiken. De är föreningens historia och kan behövas långt senare, till exempel för att visa vem som är firmatecknare.
Får man ändra ett protokoll efteråt?
Ett justerat protokoll ändras inte. Är något fel tar nästa möte upp det och beslutar om rättelse i sitt protokoll.
Reglerna kan ändras. Kontrollera alltid hos Skatteverket, Bolagsverket eller verksamt.se.