Styrelsebyte: checklista för en bra överlämning
Vid styrelsebyte försvinner ofta kunskap, nycklar och inloggningar. Med en checklista blir överlämningen ordentlig.
Efter årsmötet tar en ny styrelse över. Den gamla vet var allt finns, den nya vet det inte. Det som inte lämnas över ordentligt kostar tid, och ibland pengar, i flera år.
Checklista
Innan den gamla styrelsen släpper taget
- Årsmötesprotokollet, där den nya styrelsen valdes, är justerat
- Banken har fått protokollet: nya firmatecknare får behörighet, de gamla tas bort
- Swish, bankkort och betalningar är kopplade till rätt personer
- Ideell förening: Skatteverket har fått nya firmatecknare (blankett SKV 4801) och ny adress om den ändrats
- Ekonomisk förening: Bolagsverket har fått ändringen av styrelsen
- Kommunen, förbundet och försäkringsbolaget har fått ny kontaktperson
- Nycklar till lokal, förråd och postbox är överlämnade
- Inloggningar till webbplats, e-post och sociala medier är överlämnade och lösenorden bytta
- Stadgar, protokoll, årsmöteshandlingar och avtal finns där den nya styrelsen hittar dem
- Den som slutar har skrivit ner det nästa person behöver veta
Det viktigaste: skriv ner det
Den som slutar vet saker som inte står någonstans: när hyran ska betalas, vem som är kontakt på kommunen, när försäkringen förnyas. Be varje avgående ledamot skriva en kort anteckning för sin roll. Den är värd mer än en timmes överlämningsmöte.
Så gör ni på Föreningstorget
I verktygen finns en checklista vid styrelsebyte där alla i styrelsen ser vem som bockat av vad. Varje roll har en överlämningsanteckning som sitter kvar på rollen och följer med till nästa person. Stadgar, protokoll och handlingar finns i arkivet, och nya ledamöter bjuds in med ett mejl.
Vanliga frågor
Hur byter man firmatecknare i en ideell förening?
Föreningen beslutar om firmatecknare, oftast på det konstituerande styrelsemötet. Banken och Skatteverket får protokollet. Till Skatteverket används blankett SKV 4801.
Måste en ideell förening anmäla ny styrelse till någon myndighet?
En ideell förening registreras inte hos Bolagsverket. Skatteverket behöver veta nya firmatecknare och ändrad adress. En ekonomisk förening anmäler ändringar av styrelsen till Bolagsverket.
Vad är ett konstituerande möte?
Det första styrelsemötet efter årsmötet, där styrelsen fördelar rollerna och ofta beslutar om firmatecknare.
Källor och mer att läsa
Reglerna kan ändras. Kontrollera alltid hos Skatteverket, Bolagsverket eller verksamt.se.