Styrelsens ansvar i en samfällighetsförening

Det här ska styrelsen göra

• Förvalta anläggningen enligt anläggningsbeslutet och stadgarna: underhåll, upphandling, försäkring.
• Hålla registret över fastigheter, ägare och andelstal aktuellt. När en fastighet byter ägare förs den nya ägaren in.
• Sköta ekonomin: bokföra, upprätta utgifts- och inkomststat och debiteringslängd, driva in utdebiteringen och redovisa för stämman och revisorerna.
• Kalla till stämma i tid och på det sätt stadgarna anger, och se till att protokollet finns tillgängligt inom två veckor.
• Anmäla till Lantmäteriet när styrelsen, firmatecknare eller stadgar ändras. Registret hos Lantmäteriet är det som gäller utåt, till exempel mot banken.
• Föra protokoll vid styrelsemöten och spara dem.

Bokföring och revision

Styrelsen ska föra räkenskaper över föreningens pengar. Bokföringslagen gäller fullt ut för samfälligheter som bedriver näringsverksamhet eller har tillgångar över en viss nivå; för de flesta små samfälligheter räcker en ordnad kassabok med verifikationer. Revisorerna, valda av stämman, granskar räkenskaperna och styrelsens förvaltning varje år.

Styrelsens ansvar

Styrelsen företräder föreningen och kan bli skadeståndsskyldig om den uppsåtligen eller av oaktsamhet skadar föreningen. Vanliga misstag: att inte underhålla anläggningen, att låta pengar ligga utan avsättning till fond, eller att inte anmäla ändringar till Lantmäteriet. Ett bra sätt att skydda sig är tydliga protokoll, ordnad ekonomi och att följa stadgarna.

Styrelsebyte

Den vanligaste orsaken till problem är att kunskap försvinner när en ledamot slutar: inloggningar, avtal, var handlingarna finns. Ha en checklista vid varje byte: anmälan till Lantmäteriet, banken, försäkringen, nycklar, avtal, arkiv.

Hjälp att få

Vägföreningar kan vara medlemmar i Riksförbundet Enskilda Vägar, som ger juridisk rådgivning och kurser. Lantmäteriet har information om registrering och normalstadgar.

Så gör ni det på Föreningstorget

Styrelsen får ett gemensamt ställe för möten, protokoll, fastighetsregister, kassabok, arkiv och en överlämningschecklista, så att nästa styrelse kan ta över utan att något försvinner. Hitta er samfällighet.