Kallelse till årsmöte: vad ska stå med och när ska den skickas?
En korrekt kallelse gör att årsmötet blir giltigt. Den ska komma i tid, på det sätt stadgarna säger, och innehålla det medlemmarna behöver.
En av de första punkterna på årsmötet är frågan om mötet blivit behörigen utlyst. Det betyder: kom kallelsen i tid och på rätt sätt? Svaret står i stadgarna, till exempel "senast tre veckor före mötet, via e-post".
Det här ska stå i kallelsen
Kallelsen
- Att det är årsmöte, och för vilken förening
- Dag, tid och plats, eller länk om mötet är digitalt
- Dagordningen
- Var handlingarna finns: verksamhetsberättelse, ekonomisk redovisning, revisionsberättelse, förslag
- Sista dag för motioner, om den inte redan passerat
- Vem man kontaktar med frågor
Vanliga fel
Kallelsen skickas för sent.
Räkna baklänges från mötet utifrån stadgarna, och lägg in datumet i kalendern direkt efter förra årsmötet.
Kallelsen når inte alla.
Använd det sätt stadgarna anger, och se till att registret har aktuella adresser.
Handlingarna saknas.
Ha dem klara när kallelsen går ut, eller ange när de kommer.
Så gör ni på Föreningstorget
Skapa årsmötet, så får ni en dagordning från mall och en färdig kallelse som går till medlemmarna i registret, ett mejl i taget. Lägg handlingarna i arkivet och koppla dem till mötet. Kallelsen får då en länk där medlemmarna läser dagordning och handlingar, utan att logga in.
Vanliga frågor
Hur långt innan ska kallelsen till årsmötet skickas?
Det står i stadgarna. Två till fyra veckor är vanligt.
Får kallelsen skickas med e-post?
Ja, om stadgarna tillåter det. Många stadgar säger "skriftligen", vilket ofta tolkas så att e-post räcker. Står det brev ska det vara brev.
Vad händer om kallelsen kom för sent?
Mötet kan då inte anses behörigen utlyst. Det säkraste är att skjuta upp mötet och kalla på nytt.
Reglerna kan ändras. Kontrollera alltid hos Skatteverket, Bolagsverket eller verksamt.se.